Les actes dématérialisés dans les assemblées de SARL (convocations, envois de documents, inscriptions à l'ordre du jour, votes, registres, décisions, conventions)
Quelles sont les règles prévues pour les actes dématérialisés dans les sociétés à responsabilité limitée hors cas des règles particulières prévues en temps de Covid-19 (sur ce dernier point voir notre article) ?
Les convocations et envoi des documents
Condition : la société doit en faire la demande dans un délai permettant aux associés de répondre dans les délais indiqués ci-dessous.
Procédure : la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal doit soumettre cette proposition soit par voie postale, soit par voie électronique. Chaque associé peut donner son accord écrit par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine assemblée des associés. En cas d'accord, la convocation et les documents et renseignements devant être envoyés sont transmis (dans les délais prévus par les textes réglementaires) à l'adresse indiquée par l'associé. En l'absence d'accord de l'associé, la société a recours à un envoi postal.
A noter : pour les règles de calcul à rebours, voir notre article.
Repentir : les associés qui ont consenti à l'utilisation de la voie électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.
L’inscription de points ou projets à l’ordre du jour
Condition : associé détenant au jour de l'envoi de la demande au moins un vingtième des parts sociales.
Procédure : lorsqu'un associé veut user de la faculté de requérir l'inscription de points ou de projets de résolution à l'ordre du jour d'une assemblée, il peut, par courrier électronique, demander à la société de l'aviser, de la date prévue pour la réunion de l'assemblée et envoyer la demande d'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée de points ou de projets de résolution 25 jours au moins avant la date de l'assemblée.
La participation aux assemblées
Condition : doit être prévue dans les statuts.
Les associés de SARL peuvent, à l’exception de certaines décisions (approbation des comptes annuels et, le cas échéant, consolidés), participer, si les statuts le prévoient, à une assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification (comme une conférence téléphonique).
Opposition : les statuts peuvent prévoir un droit d'opposition à l'utilisation de ces moyens au profit d'un nombre déterminé d'associés et pour une délibération déterminée.
Conditions : les moyens doivent au moins transmettre la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les associés ne peuvent participer aux débats par conférence téléphonique et exercer leurs droits de vote qu'après s'être identifiés au moyen d'un code fourni préalablement à la tenue de l'assemblée.
Le procès-verbal doit faire état de la survenance éventuelle d'un incident technique relatif à la visioconférence ou à la télécommunication électronique lorsqu'il a perturbé le déroulement de l'assemblée (R. 223-24).
Les registres, décisions et conventions consignées
Conditions : le registre des décisions peut être tenu et les décisions et conventions consignées sous forme électronique ; dans ce cas, les décisions sont signées au moyen d'une signature électronique qui respecte au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Les décisions et les mentions des conventions sont datées de façon électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve.
A noter : alors que pour éviter toute fraude, le code de commerce précise que pour les feuilles mobiles (cotées et paraphées), dès qu’une feuille “a été remplie, même partiellement, elle est jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite”, en matière de registre électronique, seules les décisions et mention des conventions sont horodatées (autorisant donc étonnement toute éventuelle suppression ou substitution de ces décisions ou mentions).
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