Les formalités pour la tenue des assemblées des SARL : présentation pratique, thématique et chronologique (L. 223-26, L. 223-27, R. 223-20)

Le présent article a pour objet de présenter les formalités nécessaires pour la tenue d’une assemblée d’une société à responsabilité limitée (SARL). Cette présentation sera faite par thème (1°), puis par ordre chronologique (2°).

Comment calculer les délais ?

Rappelons qu’en matière de computation (calcul) des délais, selon les dispositions de l’article 669 du code de procédure civile et pour autant que les délais visés ci-dessous soient considérés comme des « notifications » au sens de ce code, la date de l'expédition d'une notification faite par la voie postale est celle qui figure sur le cachet du bureau d'émission. La date de réception d'une notification faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (et non pas simplement une lettre recommandée) est celle qui est apposée par l'administration des postes lors de la remise de la lettre à son destinataire. Selon les dispositions de l’article 668 du même code, la date de la notification par voie postale est, à l'égard de celui qui y procède, celle de l'expédition et, à l'égard de celui à qui elle est faite, la date de la réception de la lettre. Enfin, en application de l’article 641 du même code, « Lorsqu'un délai est exprimé en jours, celui de l'acte, de l'événement, de la décision ou de la notification qui le fait courir ne compte pas. » étant précisé que le jour de la tenue de l’assemblée est compté (Cour de cassation, 11 janvier 2005, n° 02-14.118).

1° PRESENTATION PAR THEME

Personne habilitée

Gérant convoque les AG (L. 223-27).

Demande de convocation

Un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales ou détenant, s'ils représentent au moins le dixième des associés, le dixième des parts sociales, peuvent demander la réunion d'une assemblée. Tout associé peut également demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de fixer son ordre du jour. (L. 223-27).

 Forme des convocations

Convocation par lettre recommandée ou par voie électronique si opté pour ce mode de communication (R. 223-20) sous réserve que la société ait recueilli l’accord 20 jours avant la date de la prochaine assemblée (R. 223-20) l’accord des associés valant pour la prochaine assemblée et les assemblées suivantes. Le retour à un envoi postal peut être demandé dans les mêmes conditions (20 jours au moins avant la date de l’assemblée).

Délai de la convocation

La lettre de convocation doit être envoyée 15 jours au moins avant la date de la réunion (R. 223-20). Les statuts peuvent prévoir un délai plus long. Le délai court à compte de la date d’envoi et non de la réception. Le jour de l’envoi de la convocation n’est pas compté alors que le jour de la tenue de l’assemblée l’est (Cass. com., 11 janvier 2005, n° 02-14.118).

A noter : le délai est ramené à 8 jours lorsque l’assemblée est convoquée par un associé ou le commissaire aux comptes suite au décès du gérant (L. 223-27, R. 223-20)

Toutefois, lorsque l'assemblée est convoquée, en raison du décès du gérant unique, par le commissaire aux comptes ou un associé, conformément aux dispositions du huitième alinéa de l'article L. 223-27, le délai est réduit à huit jours.

Contenu de la convocation

Ordre du jour (R. 223-20)

Lieu de réunion : fixé librement dans les statuts. Dans le silence, il est déterminé par l’auteur de la convocation.

Date

Ne peut se tenir avant l’expiration du délai de communication des documents aux associés (L. 223-27).

L’ajournement peut être décidé par l’auteur de la communication ou les associés en assemblée.

Droit de communication préalable des associés

Documents devant être envoyés

Si assemblée annuelle : comptes annuels, rapport du gérant (lorsque requis), textes des résolutions, charges somptuaires (39, 223 quater CGI) et, le cas échant, rapport du CAC, comptes consolidés, rapport de gestion sur le groupe (L. 223-26, al. 2, R. 223-18, al. 1).

Pour les autres assemblées : texte des résolutions proposées, rapport du gérant et, le cas échéant, du commissaire aux comptes (R. 223-19).

Quand ? : 15 jours précédant l’assemblée

Comment ? : par courrier postal ou par communication électronique à l’adresse indiquée par l’associé si recueilli son accord 20 jours avant la date de l’assemblée (R. 223-20). Pour ce faire, la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal pour satisfaire aux formalités prévues aux articles R. 223-18 à R. 223-20, R. 223-20-2 et R. 223-20-3 en soumet la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique (R. 223-20). L’accord de l’associé de la voie électronique, faite par lettre recommandée ou par voie électronique, vaut pour toutes les assemblées qui suivent avec possibilité de demander par voie électronique ou lettre recommandée le retour à un envoi postal 20 jours au moins avant la date de l’assemblée suivante (R. 223-20).

Documents devant être mis à disposition

Si assemblée annuelle : Inventaire et information concernant le CAC (si nomination, L. 820-3).Les associés peuvent en prendre copie (R. 223-18, al. 2).

Pour les autres assemblées : texte des résolutions proposées, rapport du gérant et, le cas échéant, du commissaire aux comptes. Les associés peuvent en prendre connaissance ou copie (R. 223-19).

Proposition de décisions par les associés

Qui ?

Un ou plusieurs associés détenant le vingtième des parts sociales (5,00 %), au jour de la demande, ont la faculté de faire inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée des points ou projets de résolution qui sont portés à la connaissance des autres associés (L. 223-27, R. 223-20-3).

Formalités préalables

L’associé peut demander à être avisé de la date prévue pour la réunion de l’assemblée. Cette demande est faite par lettre simple ou recommandée ou par courrier électronique. La société l’avise selon l’une ce ces modalités.(L. 223-27, R. 223-20-2).

Demande

Forme : lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou courrier électronique avec accusé de réception (R. 223-20-3).

Délai : 25 jours au moins avant la date de l’assemblée (R. 223-20-3)

Contenu : la demande doit être motivée, accompagnée du texte des projets lesquels peuvent être assortis d’un bref exposés des motifs (R. 223-20-3).

Questions écrites des associés

A compter de la date de réception des documents tout associé peut poser des questions écrites au gérant qui est tenu d’y répondre (L. 223-26, al. 3).

2° PRESENTATION PAR ORDRE CHRONOLOGIQUE

A toute époque 26 jours au moins avant l’assemblée

Un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales ou détenant, s'ils représentent au moins le dixième des associés, le dixième des parts sociales, peuvent demander la réunion d'une assemblée (L. 223-27).

Un ou plusieurs associés détenant le vingtième des parts sociales (5,00 %) peuvent demander à être avisé de la date prévue pour la réunion de l’assemblée. Cette demande est faite par lettre simple ou recommandée ou par courrier électronique. La société l’avise selon l’une ce ces modalités.(L. 223-27, R. 223-20-2).

La société soumet aux associés la proposition de les convoquer et/ou de leur communiquer les documents réglementaires liés aux assemblées, par voie électronique. La demande est faite par la société soit par voie postale, soit par voie électronique (R. 223-20).

25 jours au moins avant l’assemblée

Un ou plusieurs associés détenant le vingtième des parts sociales (5,00 %), à cette date, peuvent demander à faire inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée des points ou projets de résolution (L. 223-27, R. 223-20-3), par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou courrier électronique avec accusé de réception (R. 223-20-3). La demande doit être motivée, accompagnée du texte des projets lesquels peuvent être assortis d’un bref exposés des motifs (R. 223-20-3).

20 jours avant l’assemblée

Envoi par l’associé de son accord pour sa convocation et/ou la communication par voie électronique des documents réglementées liés aux assemblées ou, en cas d’accord antérieur, de sa demande de retour à un envoi postal. Son accord ou sa demande est fait(e) par lettre recommandée ou par voie électronique. (R. 223-20).

15 jours au moins avant l’assemblée

A noter : le délai est ramené à 8 jours lorsque l’assemblée est convoquée par un associé ou le commissaire aux comptes suite au décès du gérant (L. 223-27, R. 223-20)

Convocation des associés avec indication de l’ordre du jour (R. 223-20) et envoi des documents réglementaires à savoir pour les assemblées annuelles (approbation des comptes) : comptes annuels, rapport du gérant (lorsque requis), textes des résolutions, charges somptuaires (39, 223 quater CGI) et, le cas échant, rapport du CAC, comptes consolidés, rapport de gestion sur le groupe (L. 223-26, al. 2, R. 223-18, al. 1) ; et pour les autres assemblées : texte des résolutions proposées, rapport du gérant et, le cas échéant, du commissaire aux comptes (R. 223-19). Le lieu de réunion est fixé librement dans les statuts et dans le silence, il est déterminé par l’auteur de la convocation. La convocation et l’envoi se font par lettre recommandée ou, en cas d’accord ou d’absence de demande de retour à la voie postale par l’associé 20 jours avant l’assemblée, par voie électronique (R. 223-20).

Mise à disposition au siège de la société des documents réglementaires, à savoir, pour les assemblées annuelles (approbation des comptes) : inventaire et information concernant le CAC (si nomination, L. 820-3), les associés peuvent en prendre copie (R. 223-18, al. 2) ; et pour les autres assemblées : texte des résolutions proposées, rapport du gérant et, le cas échéant, du commissaire aux comptes, les associés peuvent en prendre connaissance ou copie (R. 223-19).

A compter de la date de réception des documents

A compter de la date de réception des documents, tout associé peut poser des questions écrites au gérant qui est tenu d’y répondre (L. 223-26, al. 3).

Matthieu Vincent

Avocat au barreau de Paris